POLITIQUE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE DE L’ASEQ

L’ASEQ administre le régime de soins de santé et dentaires pour le compte de l’association étudiante afin d'offrir aux étudiantes et étudiants le meilleur service possible.

En tant qu’administrateur, l’ASEQ reçoit des informations sur les étudiantes et étudiants de diverses sources. Ces informations sont utilisées pour voir au bon fonctionnement du régime. L’information n’est pas distribuée à une tierce partie à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

Ce document décrit notre engagement en ce qui concerne les informations privées et confidentielles.

INFORMATIONS REÇUES DE L’ASSOCIATION ÉTUDIANTE

L’ASEQ obtient certaines données de l’association étudiante ou encore directement de l’étudiante ou étudiant. Ces informations sont limitées au minimum requis pour l'administration et la communication adéquate du régime étudiant. Elles sont utilisées pour les besoins suivants :

COMMUNICATIONS

Le nom, l’adresse, le courriel et le numéro d’étudiante ou d’étudiant de toutes les étudiantes et de tous les étudiants admissibles sont obtenus par l’entremise de l’association étudiante. Si l’information n’est pas disponible auprès de l’association étudiante, elle pourrait être demandée directement à l’étudiante ou l’étudiant afin de communiquer des renseignements importants sur le régime. Ceci permet aux étudiantes et étudiants de profiter pleinement des avantages offerts par le régime et de faire des choix éclairés en matière de changement de couverture et d’utilisation des bénéfices.

VERSEMENT DES PRESTATIONS

Certaines informations sur les étudiantes et étudiants couverts par le régime sont transmises par l’ASEQ à la compagnie d’assurance afin d’assurer une bonne gestion des demandes d’indemnisations. Ces informations incluent :

Lors du traitement d’une demande d’indemnisation, il est possible que l’assureur demande à l’étudiante ou étudiant de lui fournir certaines informations additionnelles afin de vérifier la validité de cette demande.

CONFIRMATION DE COUVERTURE AUX SPÉCIALISTES DE LA SANTÉ

Il est possible qu’un ou une spécialiste de la santé accepte que les montants assurables lui soient directement versés par l’assureur si l’étudiante ou l’étudiant ou l’une de ses personnes à charge en fait la demande à la suite de l’obtention d’un service couvert. Pour ce faire, le ou la spécialiste de la santé peut demander à l’ASEQ de valider la couverture et l’admissibilité de l’étudiante ou étudiant. L’ASEQ confirmera au spécialiste la couverture de l'étudiante ou étudiant, si cette dernière ou ce dernier y consent, en lui fournissant son nom et son numéro d’étudiante ou d’étudiant.

RETRAITS

Les étudiantes et étudiants qui demandent un retrait pourraient devoir soumettre une preuve de couverture par un autre régime de soins de santé ou dentaires pour compléter leur retrait, tel que convenu dans l’entente signée pour autoriser la participation au régime étudiant. Pour qu’une preuve de couverture soit considérée comme étant acceptable, l’information fournie doit indiquer si l’étudiante ou l’étudiant est couvert par une couverture santé ou dentaire, le nom de la compagnie d’assurance et le numéro de contrat. Si la couverture est en tant que personne à charge d’un parent ou d’un tuteur légal, la preuve de couverture peut alors indiquer le nom du parent ou du tuteur (et non pas nécessairement celui de l’étudiante ou de l’étudiant).

Les documents acceptés sont les suivants :

L’ASEQ se réserve le droit de confirmer si la couverture indiquée est valide et équivalente au régime étudiant auprès de la compagnie d’assurance présentée sur la preuve de couverture.

LE TRAITEMENT DE L’INFORMATION À L’ASEQ

STOCKAGE DE L’INFORMATION

Les dossiers imprimés des étudiantes et étudiants sont entreposés à notre bureau de Montréal (Québec). Les dossiers électroniques sont conservés sur nos serveurs ou sur des dispositifs de stockage électronique au même endroit. Ils sont également sauvegardés à distance sur les serveurs d’un centre informatique sécuritaire situé à Montréal (Québec).

L'accès aux informations personnelles sur les étudiantes et étudiants est limité par la présence de verrous de sécurité sur les classeurs et les portes. L’accès aux locaux de traitement et de stockage de l’information est réservé aux employés autorisés. Les usagers du site Internet (nos employés) doivent utiliser un mot de passe ou un numéro d’identification personnel (NIP). L'ASEQ emploie également une procédure d'encodage et de cryptage de l’information transmise par voie électronique.

Afin de prévenir l’accès non autorisé à des informations personnelles, nous appliquons des procédures strictes, basées sur les meilleures pratiques de l’industrie en matière de suppression et de destruction de l’information personnelle désuète.

Une autre de nos mesures de sécurité informatique sur Internet est l’utilisation d'un pare-feu (firewall). Cela empêche l’accès non autorisé à nos ordinateurs par une source externe. Comme son nom l’indique, le pare-feu est une combinaison « industrielle » de matériel et de logiciel conçu pour séparer le réseau Internet de nos systèmes d’ordinateurs de nos bases de données à l’interne.

Même avec le système de modification de couverture en ligne, seule l’information nécessaire à la transaction est disponible sur le site. Aucune information non pertinente ne se trouve à l’extérieur des paramètres de sécurité.

LA RESPONSABILITÉ DE NOS EMPLOYÉS

Seuls Les employés suivants peuvent avoir accès aux dossiers étudiants lors de leurs fonctions habituelles :

Nos employés sont tenus de respecter les consignes de confidentialité lorsqu'ils accèdent à de l'information personnelle sur les étudiantes et étudiants. Comme condition d’embauche, tous les employés doivent signer une entente de confidentialité les liant à cette responsabilité. L'entente reste en vigueur même s'ils quittent notre entreprise.

Nous informons nos employés de nos politiques et procédures de protection de l’information personnelle et mettons l’emphase sur l’importance de les appliquer à la lettre. Le respect de ces politiques et procédures constitue également un critère d’embauche.

L’ACCÈS À L’INFORMATION OFFERT AUX ÉTUDIANTES ET ÉTUDIANTS

Les étudiantes et étudiants peuvent avoir accès à l’information contenue dans leur dossier et même obtenir un duplicata de leur dossier en adressant une demande écrite et signée, ainsi qu’une photocopie de leur carte étudiante et une enveloppe de retour préaffranchie à :

Attention : Requête d’information
ASEQ
1200, avenue McGill College, bureau 2200
Montréal (Québec)  H3B 4G7

L’ASEQ enverra une copie de l’information contenue dans le dossier. L’ASEQ peut exiger le paiement de certains frais si le demandeur souhaite recevoir des duplicatas supplémentaires.

Si après avoir consulté le contenu de son dossier l’étudiante ou l’étudiant remarque une ou des informations erronées, il ou elle peut le signaler et demander que l'information soit corrigée en faisant parvenir les renseignements exacts à :

Attention : Correction de l’information
ASEQ
1200, avenue McGill College, bureau 2200
Montréal (Québec)  H3B 4G7

POLITIQUE INTERNET DE L'ASEQ

Cette section présente les politiques de respect de la vie privée des usagers du site Internet de l'ASEQ et de l’utilisation qu’ils en font.

L'INFORMATION RECUEILLIE ET TRAITÉE PAR L'ASEQ

L'ASEQ recueille deux types de données à propos des usagers du site : les données entrées de plein gré par les usagers et celles que l'ASEQ collecte par compilation systématique de l'ensemble des pages visitées sur le site Internet et par l’entremise d’outils d’analyse de tierces parties comme Google Analytics. Ces informations pourront être utilisées afin de mieux cerner l'utilisation du site par les étudiantes et étudiants.

L'ASEQ ne fournira pas d'informations sur un usager à une tierce partie (sauf là où la loi l'exige).

L'ASEQ récolte les données selon les procédures suivantes :

Courrier électronique et formulaires électroniques :
Les usagers qui décident d'utiliser nos formulaires électroniques ou de nous contacter par courriel doivent fournir certaines informations personnelles telles que leur numéro d’étudiante ou d’étudiant et leurs coordonnées. Ces informations sont utilisées dans le seul but d'entrer en contact avec les usagers afin de leur fournir de l'aide ou des informations pertinentes.

Compilation des pages visitées :
L'ASEQ mesure le trafic sur son site Internet et compile les pages visitées par les usagers. La compilation est effectuée hors ligne par consultation du fichier journal du site ou par l’entremise d’outils d’analyse de tierces parties comme Google Analytics. L'ASEQ analyse les statistiques d'utilisation quant au nom de domaine des usagers, au type de navigateur Web, ainsi qu'au type de protocole MIME utilisé (renseignements inclus dans le navigateur Web de tout usager). Ces informations sont utilisées dans le seul but de fournir un meilleur service aux usagers.

Témoins (cookies) :
Un témoin est un élément d'information enregistré par le serveur sur le disque dur de l'ordinateur de l'usager lors d’une visite du site Internet. Un fichier témoin peut contenir des informations telles que le nom d'utilisateur des usagers que le site peut utiliser afin de compiler les pages visitées. Toutefois, les seules informations transmises par les témoins sont celles que les usagers fournissent eux-mêmes. Un témoin ne peut lire les données du disque dur des usagers ou lire des fichiers témoins créés par d'autres sites Internet. L'ASEQ utilise les témoins afin d'identifier les usagers qui visitent le site Internet plus d'une fois et ceci dans le but de leur offrir un meilleur service.

Si vous avez configuré votre navigateur de façon à ce qu'il vous mette en garde lorsqu'un témoin est sur le point d'être installé, vous recevrez un message d'alerte pour chaque tentative d'installation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ces témoins. Il n'est pas nécessaire d'accepter les témoins afin d’utiliser le site Internet de l'ASEQ, à l’exception du menu Changement de couverture.

UTILISATION DE L'INFORMATION OBTENUE

L'ASEQ utilise l'information fournie par les usagers afin d'améliorer leur expérience de navigation. Le contenu du site peut être revu sur la base des intérêts et des attentes des usagers. Afin de fournir un meilleur service aux usagers qui visitent le site plus d'une fois et en s’appuyant sur leur expérience antérieure, des améliorations seront ajoutées au site.

Tel qu'indiqué plus haut, l'ASEQ utilise l'information reçue des usagers afin d'améliorer la qualité de l'aide lorsque ceux-ci visitent le site plus d'une fois.

L'ASEQ pourra créer un rapport complet du trafic enregistré sur son site et des pages visitées par les usagers. L'ASEQ ne recueille pas les habitudes de navigation individuelles des usagers.

PARTAGE DES INFORMATIONS

L'ASEQ ne partage aucune information individuelle sur les usagers avec une tierce partie sans l'autorisation des usagers concernés (sauf là où la loi l'exige).

CHANGEMENT DE COUVERTURE

L'utilisation du menu Changement de couverture sur le site Internet de l'administrateur du régime requiert des usagers qu'ils acceptent les conditions d'utilisation suivantes en raison de la nature privée des informations contenues dans le système :

« Nous tenons à nous assurer que l’utilisation de ce site ainsi que les services disponibles soient sécuritaires.

J'autorise l'ASEQ à traiter mon numéro d’identification personnel (NIP) et mon code permanent ou numéro d'étudiante ou d’étudiant comme substitut à ma signature afin d’accéder au menu Changement de couverture, ainsi que pour toute autre requête (ex. : cliquer sur un bouton « Soumettre » pour une effectuer une demande).

Je reconnais que l'ASEQ, afin de protéger la nature confidentielle de l'information contenue dans ce système enregistrera toute transaction que les usagers y effectueront. Ceci inclut, mais n'est pas limité à l'information sur l'ordinateur d'origine.

L'ASEQ utilise des caractéristiques de sécurité avancées qui s'appliquent aux composantes informatiques (logiciels, matériel). Je m'engage à accéder au système en utilisant un logiciel de navigation Internet qui supporte au minimum un code de cryptage de 40-bits. De plus, les caractéristiques de sécurité du site requièrent l'utilisation de témoins.

Je reconnais la nature confidentielle de mon NIP et consens à ne pas le divulguer à quiconque. Aussi, j'accepte de vider ma mémoire cache ou de fermer et de rouvrir mon navigateur à la fin de chaque session. S'il advient que j'effectue une transaction aux bureaux de l'ASEQ, celle-ci aura priorité sur celles que j'aurai effectuées auparavant sur ce système.

Je reconnais qu'en aucun cas, l'ASEQ ne me demandera mon numéro d’identification personnel (NIP) par courriel.

Je comprends que je n'enverrai aucune information personnelle à l'ASEQ par courriel, ce qui constitue une transmission en dehors des bornes de sécurité du site Internet.

Je m'engage à fournir à l'ASEQ une adresse de courrier électronique valide que l'ASEQ pourra utiliser afin de me contacter pour des informations concernant mon régime de soins de santé et dentaires ou pour toute autre information importante.

Dans le cas où je ne fournirais pas une adresse valide, je me tiens responsable pour toute requête de l'ASEQ à laquelle je devrais répondre. Ceci inclut les avis concernant les transactions incomplètes, non admissibles ou les retards.

L'usage du menu Changement de couverture se fait sur une base volontaire. »

Advenant un changement des politiques de respect de la vie privée de l'ASEQ, nous afficherons ce changement sur cette page afin que les usagers soient mis au courant du type de données recueillies, de leur utilisation et des modalités de divulgation de celles-ci.